Datenschutzerklärung der Aquilo Solution·S GmbH

1. Einleitung

Willkommen bei der Aquilo Solution·S GmbH („wir", „unser" oder „uns"). Wir verpflichten uns zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Ihres Rechts auf Privatsphäre. Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Informationen, die erhoben werden über:

• Unsere öffentliche Website unter https://aquilo-solutions.com/
• Unsere NeKo-Check Webanwendung zur Mieterverwaltung (B2C)
• Unsere cloud-basierten Dienste und Plattformen

Verantwortlicher:

• Firmenname: Aquilo Solution·S GmbH
• Anschrift: Am Haubarg 9, 24229 Strande, Deutschland
• Handelsregister: Amtsgericht Kiel, HRB 25107 KI
• Geschäftsführer: Mark Straßberger, Heinrich von Helmolt
• E-Mail: info@aquilo-solutions.com
• Datenschutzkontakt: Für datenschutzbezogene Anfragen wenden Sie sich bitte an info@aquilo-solutions.com. Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist gemäß Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG nicht erforderlich.

2. Begriffsbestimmungen

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen
• Verarbeitung: Jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten
• Verantwortlicher: Die Stelle, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet (Aquilo Solutions)
• Auftragsverarbeiter: Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (unsere Dienstleister)
• Nutzer/Sie: Jede Person, die unsere Website, mobile App oder Dienste nutzt
• DSGVO: EU-Datenschutz-Grundverordnung
• Einwilligung: Freiwillig, spezifisch, informiert und unmissverständlich erteilte Zustimmung zur Verarbeitung

3. Arten der erhobenen personenbezogenen Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

3.1 Direkt von Ihnen bereitgestellte Informationen

Kontoinformationen: Name, E-Mail-Adresse, Profilbild, PIN (nur als kryptographischer Hash gespeichert), Sprach- und Anzeigeeinstellungen, Benachrichtigungseinstellungen.

3.2 Automatisch erhobene Informationen

Geräte- und Nutzungsinformationen: IP-Adresse, Gerätetyp und Betriebssystem, Browsertyp und -version, App-Version und Client-Metadaten, Geräte-Identifikatoren, Zeitzone und Spracheinstellungen.

Web-Analyse (Plausible, selbst gehostet): Aggregierte Seitenaufrufe und Verweildauer, Verweisquelle, Gerätetyp, Browser und Land — keine Cookies, keine IP-Adressen, kein Fingerprinting.

4. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

4.1 Diensterbringung (Vertragsdurchführung)

Erstellung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos, Zugang zu Plattform und mobiler App, Projekt- und Aufgabenverwaltung, Team-Zusammenarbeit und Kommunikation, Verarbeitung und Speicherung Ihrer Dokumente.

4.7 KI- und intelligente Funktionen (Berechtigtes Interesse & Einwilligung)

Dokumenten-OCR mittels Mistral OCR (EU-Anbieter, Frankreich) zur Texterkennung. NeKo-Check KI-gestützte Dokumentenanalyse mittels Anthropic Claude über AWS Bedrock (EU-Inferenzprofile, Region eu-central-1 Frankfurt). Dokumentinhalte können naturgemäß personenbezogene Daten enthalten — diese werden ausschließlich zur Analyse verarbeitet, nicht gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Hinweis zu automatisierten Entscheidungen (Art. 22 DSGVO): Unsere KI-gestützten Analysen sind rein beratender Natur und erzeugen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Art. 22 Abs. 1 DSGVO findet daher keine Anwendung.

5. Datenweitergabe und Auftragsverarbeiter

5.1 Selbst gehostete Infrastruktur (Hetzner Falkenstein, Deutschland)

Alle Anwendungsdienste, Datenbanken, Identitätsverwaltung, Secrets-Verwaltung, Observability, Messaging und Webhosting laufen auf selbst verwalteten Kubernetes-Clustern („Aether") auf 8 dedizierten Bare-Metal-Servern im Hetzner-Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Alle Daten residieren in Falkenstein, Deutschland.

5.6 KI-Dienstleister

Anthropic Claude (über AWS Bedrock): KI-gestützte Dokumentenanalyse. Hosting: AWS eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland). Daten werden nicht gespeichert oder zum Training verwendet.

Mistral AI (OCR): Sitz in Paris, Frankreich. Dokumente werden ausschließlich zur Texterkennung verarbeitet, nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet.

6. Datenspeicherung

• Profil und Kontoinformationen: Solange Ihr Konto aktiv ist
• Projekt- und Aufgabendaten: Während aktiver Projekte plus 3 Jahre nach Projektabschluss
• Audit-Logs: 7 Jahre für rechtliche Compliance und Sicherheit
• Finanzunterlagen: 10 Jahre gemäß Steuer- und Buchhaltungsvorschriften
• Kontolöschung: Personenbezogene Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht; Backups bis 90 Tage; Audit-Logs pseudonymisiert.

7. Ihre Rechte nach DSGVO

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung
• Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde — Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) oder ULD Schleswig-Holstein

Zur Ausübung dieser Rechte: info@aquilo-solutions.com

8. Cookies und Tracking

Unsere öffentliche Website ist eine statische Seite mit minimalem Cookie-Einsatz. Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies auf der öffentlichen Website. Nutzereinstellungen werden im Browser-Local-Storage gespeichert.

Interne Anwendungen verwenden ASP.NET Core-Authentifizierungs-Cookies, Anti-CSRF-Token und Session-Cookies — strikt erforderlich für den Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Plausible Analytics (selbst gehostet): Keine Cookies, keine IP-Adressen, kein Fingerprinting.

9. Internationale Datenübertragungen

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Begrenzte Übertragungen erfolgen für KI-Inferenz (AWS eu-central-1 Frankfurt; Mistral AI Frankreich) — beide gebunden an EU-Standardvertragsklauseln, ohne dauerhafte Speicherung und ohne Verwendung zum Training.

10. Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung der Daten bei Übertragung und Speicherung
• Zugriffskontrollen und Authentifizierung, einschließlich Multi-Faktor-Authentifizierung
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Schwachstellenanalysen
• Datenschutzschulungen für alle Mitarbeitenden und Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Regelmäßige Datensicherungen

Meldung von Datenpannen: Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, werden wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO) und betroffene Personen unverzüglich (Art. 34 DSGVO) benachrichtigen.

11. Datenschutz für Kinder

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail, In-App-Benachrichtigung, Hinweis auf der Website und durch Aktualisierung des „Letzte Aktualisierung"-Datums kommuniziert.

13. Kontakt

Aquilo Solution·S GmbH

Am Haubarg 9

24229 Strande, Deutschland

E-Mail: info@aquilo-solutions.com

Wir bemühen uns, alle Anfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten, wie es die DSGVO vorschreibt.

Rechtliche Konformität

Diese Datenschutzerklärung erfüllt: DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung 2016/679); ePrivacy-Richtlinie (2002/58/EG); Bundesdatenschutzgesetz (BDSG); Apple App Store Guidelines; Google Play Store Data Safety Requirements.